代表取締役 遠藤豊明 「議案書や報告書をGoogleドキュメントで共同編集している。印刷会社にはPDFで渡せばよいと聞いたが、画面どおりに印刷されるか不安」。団体の事務局や大学の研究室、企業の総務など、Googleドキュメントで資料を作る担当者には、こうした場面があります。
結論から言うと、印刷用のPDFは、「ページ分けあり」の形式で用紙サイズと余白を決めてから本文を整え、PDFにした後に最初から最後まで通して確認する、この2点で大半のずれを防げます。この記事では、Googleドキュメントから印刷用PDFを作る手順、ずれが起こりやすい箇所と対処、PDFにする前後の確認項目、印刷会社に渡すときに添える情報を順に説明します。操作名は2026年11月時点のGoogleドキュメントのヘルプで確認したものです。画面は更新されることがあるため、表示が違う場合はヘルプで確認してください。
印刷用PDFは「ページ分けあり」で作る
Googleドキュメントには、画面の幅に合わせて文章が流れる「ページ分けなし」形式と、用紙の区切りを表示する「ページ分けあり」形式があります。ページ分けなしの形式では、ページ番号、ヘッダー、フッター、列を追加できず、用紙サイズや余白の設定も使えません。印刷に出す資料は、最初からページ分けあり形式にしておくと、画面で見るページの区切りと印刷結果を合わせやすくなります。
形式の切り替えは、［ファイル］→［ページ設定］を開き、ダイアログの上部で［ページ分けあり］を選びます。同じダイアログで用紙サイズ、向き、余白を設定します。日本の会議資料ではA4が一般的ですが、仕上がりサイズは印刷会社に伝える条件と同じにしてください。途中までページ分けなしで書いていた場合は、切り替えた後に改ページの位置や表の幅が変わるため、本文を通して見直します。手順の詳細はGoogleのヘルプ「Google ドキュメントのページ設定を変更する」にあります。
共同編集者が途中で形式を変えてしまうこともあります。PDFにする直前に［ファイル］→［ページ設定］で形式と用紙サイズを確認する習慣にすると、手戻りが減ります。
Googleドキュメントから印刷用PDFを作る手順
手順を表にしました。操作名はパソコン版のGoogleドキュメントのものです。フォントの記入例は説明のための一例です。
| 手順 | 操作 | 確認すること |
|---|---|---|
| 1. 形式と用紙を決める | ［ファイル］→［ページ設定］で［ページ分けあり］を選び、用紙サイズ・向き・余白を設定する | 印刷会社に伝える仕上がりサイズと同じか |
| 2. 見出しスタイルを使う | 章や節のタイトルに、段落スタイルの見出しを設定する | 目次に拾われる見出しになっているか |
| 3. ページ番号を入れる | ［挿入］→［ページ要素］→［ページ番号］ | 表紙に番号を付けるかどうか。位置は上か下か |
| 4. 目次を入れる | ［挿入］→［ページ要素］→［目次］。見出しを直したら目次の更新アイコンを押す | 目次のページ番号が本文と合っているか |
| 5. 章の頭をそろえる | ［挿入］→［区切り］→［改ページ］。見出しを常にページの先頭に置くなら［表示形式］→［行間隔と段落の間隔］→［段落の前に改ページを挿入］ | 空白ページができていないか |
| 6. フォントをそろえる | 日本語に対応したフォント（例：Noto Sans JP）を選ぶ。一覧にないフォントは「その他のフォント」から追加する | 英数字と日本語で別のフォントが混ざっていないか |
| 7. PDFにする | ［ファイル］→［ダウンロード］でPDF形式を選ぶ | ファイル名に資料名・版・日付が入っているか |
| 8. PDFを通して確認する | ダウンロードしたPDFを開き、最初から最後まで見る | 総ページ数、ページ順、図表の切れ、フォント、未反映の修正 |
PDFにする方法には、［ファイル］→［印刷］から送信先を［PDF に保存］にする方法もあります。Googleのヘルプでは、サイズの大きいドキュメントをChromeでPDFにする手順として案内されています。どちらの方法で作っても、できあがったPDFを開いて確認する工程は省けません。印刷の手順はGoogleのヘルプ「ファイルを印刷する」で確認できます。
印刷で起こりやすいずれと対処
Googleドキュメントは画面での見やすさを優先して表示するため、PDFにしたときに位置や大きさが変わる要素があります。起こりやすいものを表にしました。
| 起こりやすいこと | 対処 |
|---|---|
| 改ページの位置が画面と違う | ページ分けあり形式にし、章の頭は改ページで明示する。最後にPDFで位置を確認する |
| 幅の広い表が切れる・縮む | 列数を減らすか、表のあるページだけ横向きにする（セクション区切りを入れてからページ設定で向きを変更）。ページ分けなしのまま印刷すると、幅の広い表はページ幅に合わせて縮小される |
| 画像が粗く見える | 元の画像を解像度の高いものに貼り直す。縮小表示で粗さは分かりにくいため、PDFを拡大して確認する |
| 文字の形が変わった | 日本語に対応したフォントに統一し、PDFでフォントが埋め込まれているかを確認する |
| リンクの文字が青い下線のまま | モノクロ印刷なら文字色を本文と同じにし、下線を外す。目次のリンクも同じ |
| 未承認の提案やコメントが残っている | 提案をすべて承認または拒否し、コメントを解決してからPDFにする。どの文面で確定したかが分からなくなる |
| ページ数が製本の条件に合わない | 中綴じは4の倍数ページが前提。白ページで調整するか、製本方式を印刷会社に相談する |
画像の解像度の考え方はdpiとは？印刷で画像のボケを無くす解説ガイドで、PDFのフォントが埋め込まれているかを確認する手順はPDFの埋め込みフォントを確認する方法で説明しています。製本方式とページ数の関係は無線綴じと中綴じの違いとは？をご覧ください。
PDFにする前と後のチェックリスト
確認する時点ごとに項目を分けました。複数人で編集している資料では、PDFにする担当者を1人に決め、その人がこの表の順に見ると抜けが減ります。
| 時点 | 確認項目 |
|---|---|
| PDFにする前 | 形式がページ分けありになっている／用紙サイズ・向き・余白が条件どおり／見出しスタイルが付いている／目次を更新した／ページ番号の開始位置／フォントの統一／提案とコメントの解決／表紙を含めたページ数の数え方 |
| PDFにした後 | 総ページ数がドキュメントと同じ／ページ順／図表や画像の切れ・粗さ／フォントの埋め込み／リンクの色と下線／最後のページに空白がないか |
| 印刷会社に渡す直前 | ファイル名に資料名・版・日付／PDFが最終版か／部数・仕上がりサイズ・ページ数・色・製本・希望納品日・納品先をメモしたか |
印刷会社に渡すときに添える情報
PDFと一緒に、部数、仕上がりサイズ、ページ数（表紙を含むかどうか）、色（モノクロかカラーか）、製本の希望、希望納品日、納品先を伝えます。決まっていない項目は「未定」と書いてかまいません。遠藤印刷では、PDFのほかWord・Excel・PowerPointなどのデータにも対応していますが、WordやExcelのデータはレイアウト崩れが起きやすいため、Googleドキュメントで作った資料もPDFにしてから渡す方法をおすすめします。希望があれば校正刷り（試し刷り）も用意しています。
入稿はメール、ファイル転送サービス、郵送・宅配便のほか、東京都千代田区飯田橋の店舗に来ていただく方法もあります。1階が相談窓口で、店頭には紙の見本があります。相談フォームにはファイルを添付できますので、PDFの状態に不安がある場合は、PDFと部数・ページ数を添えてご相談ください。
会議資料の印刷データについて相談する
まとめ・よくある質問
Googleドキュメントから印刷用PDFを作るときは、ページ分けあり形式で用紙サイズと余白を決め、見出しスタイル、ページ番号、目次、改ページ、フォントの順に整えてから、［ファイル］→［ダウンロード］でPDFにします。できあがったPDFは最初から最後まで開いて、ページ数、順序、図表、フォントを確認します。
設定を先に決め、PDFを後で確認する。この順番を守れば、共同編集の資料でも印刷会社に安心して渡せます。
よくある質問
Q1. 「ページ分けなし」のまま印刷に出してもよいですか？
ページ分けなしの形式でも印刷やPDF化はできますが、Googleのヘルプにあるとおり、プレビューと表示が異なる場合があり、幅の広い表はページ幅に合わせて縮小されます。以前に設定したヘッダーやフッターが画面に見えないまま印刷されることもあります。
印刷結果を自分で確かめたい資料は、ページ分けあり形式に切り替えてからPDFにしてください。
Q2. Word形式にしてから渡したほうがよいですか？
Googleドキュメントから直接PDFにすることをおすすめします。Word形式に変換すると、変換のたびに改行やフォントが変わる可能性があり、Wordのデータはそのままの入稿ではレイアウト崩れが起きやすい形式です。
印刷会社側でWordを開く環境が異なると、画面どおりにならないことがあります。PDFなら、渡した側と受け取った側で同じ見た目を確認できます。
Q3. 目次のページ番号が本文と合いません。
見出しや本文を直した後に、目次が古いままになっていることが多い原因です。目次をクリックして更新アイコンを押すと、見出しとページ番号が反映されます。
PDFにする直前にもう一度更新し、PDF上で目次と本文のページ番号を見比べてください。
会議資料・議案書の印刷について、PDFの準備状況、部数、ページ数、仕上がりサイズ、希望納品日を、分かる範囲でお知らせください。データが未完成の段階でも相談できます。
会議資料の印刷・製本を相談する
冊子印刷・製本の対応内容を見る