代表取締役 遠藤豊明 「来月の総会に向けて議案書を印刷したいが、いつまでに印刷会社へ頼めば間に合うのか分からない」「議案がまだ固まっていないので、相談を始めてよいのか迷う」。企業や社団法人、学会、組合などで総会の事務局を担当する方には、こうした場面があります。
結論から言うと、総会資料の印刷は総会日ではなく、「資料を出席者の手元に置きたい日」から逆算して予定を組みます。そして、議案がすべて確定する前でも、部数とページ数の見込み、希望納品日が分かった時点で印刷会社に相談しておくと、後の工程に余裕が生まれます。この記事では、逆算の手順、印刷・製本の日数を左右する要因、相談前に整理しておく項目を順に説明します。
総会日ではなく「配布する日」から逆算する
総会資料には、当日に会場で配布する資料と、出席者へ事前に送付する資料（招集通知に同封する議案書や事業報告など）があります。事前送付がある場合、印刷物が必要になるのは総会日ではなく発送日です。さらに、発送の前には封入や宛名の作業があるため、印刷会社に伝える希望納品日は、発送日よりも前になります。
株主総会や一般社団法人の社員総会などでは、招集通知の発送期限が法令や定款で定められている場合があります。この期限は法務・総務の担当者や定款で確認し、印刷の納品日はその前に置きます。当日配布のみの資料でも、前日までに受け取って内容と部数を確認する時間を取ると、不備があったときに対応しやすくなります。
逆算の起点を「総会日」にすると、発送や封入にかかる日数が抜け落ちやすくなります。
起点にするのは「資料を手元に置きたい日」、つまり発送日か、当日配布なら前日までの受け取り日です。
総会資料の印刷スケジュールを逆算する手順
総会日から相談開始までをさかのぼると、担当者が決めることと、印刷会社に伝えることは次のように整理できます。表は総会日に近い段階から順に並べています。
| 段階（総会日に近い順） | 担当者が決めること | 印刷会社に伝えること |
|---|---|---|
| 配布・発送 | 当日配布か事前送付か。封入や宛名の作業にかける日数 | 総会日と発送日（希望納品日を決める根拠として） |
| 納品 | 納品希望日と納品先（事務局、会場、複数拠点など） | 納品希望日、納品先の住所、受け取れる時間帯。会場へ直接納品するなら会場名・搬入日時・担当者 |
| 印刷・製本 | この段階に入ったら仕様変更を止めること | 最終確認（校了）を連絡する日 |
| 校正・最終確認 | 校正刷りを取るか、画面上の確認で済ませるか。確認する人と期限 | 校正刷りの要否と、確認にかけられる日数 |
| データ入稿 | 入稿日と、修正を締め切る日 | データ形式（PDFなど）、確定したページ数、入稿方法 |
| 仕様・部数の確定 | 製本方式、仕上がりサイズ、色数、用紙、部数 | 確定した仕様と部数。未定の項目は「未定」と明記 |
| 相談・見積 | 総会日、配布方法、部数とページ数の見込み | 分かっている範囲の条件と、相談したいこと |
たとえば、総会が6月20日で、出席者へ6月6日に資料を発送する予定だとします（仮の条件）。封入と宛名の作業に2営業日を見込むなら、印刷会社へ伝える希望納品日は6月3日ごろになります。そこから、最終確認、校正刷りの確認、入稿、仕様と部数の確定を順にさかのぼり、各段階に必要な日数を見積の段階で印刷会社に確認します。各段階の日数は仕様・部数・校正の回数で変わるため、この記事では一律の日数を示していません。
相談・見積から注文、入稿、データチェック、印刷、納品までの流れは、遠藤印刷のご注文の流れにも掲載しています。入稿後に担当者側の都合で修正が入ると、日数や費用が追加になる場合があるため、修正の締め切り日を社内で先に決めておくと進めやすくなります。
印刷・製本の日数を左右する要因
同じ「総会資料」でも、仕様によって印刷と製本にかかる日数は変わります。見積を依頼するときに、次の要因を意識して条件を伝えると、現実的な予定を組みやすくなります。表の数値は説明のための記入例です。
| 要因 | 日数への影響 | 確認のしかた |
|---|---|---|
| 製本方式 | 無線綴じは中綴じより工程が多く、日数も長くなりやすい。中綴じは4の倍数ページが前提のため、ページ数の調整が必要になることがある | 保管する資料か当日限りの資料かで方式を選び、見積時に方式ごとの日数を確認する |
| ページ数と部数 | 多いほど印刷・製本・検品に時間がかかる | 見込みの幅（例：40〜48ページ、120〜150部）で伝え、確定する時期もあわせて伝える |
| 校正刷りの有無 | 校正刷り（試し刷り）を取ると、受け渡しと確認の往復分の日数が加わる | 必要なら最初から予定に入れ、確認する人と期限を決めておく |
| データの状態 | WordやPowerPointのまま入稿すると、レイアウト崩れの確認に時間がかかることがある | 入稿前にPDFにして、ページ順と通しページ番号を確認しておく |
| 納品方法と納品先 | 宅配便は発送から到着までの日数が別に必要。会場への直接納品は搬入条件の確認が加わる | 受け取り方法ごとに到着日を確認し、会場へ納品するなら会場の受け取り条件を先に調べる |
| 直前の差し替え | 入稿後の修正は再入稿と再確認が必要になり、日数と費用が増えることがある | 修正の締め切り日を決め、差し替えの可能性がある議案は最後に確定する |
製本方式の選び方は総会資料・法人の資料印刷におすすめの製本方法で、部数の決め方は発注部数の余らない決め方で詳しく説明しています。遠藤印刷の料金ページには代表的な仕様の参考価格と参考納期を掲載していますが、正式な金額と日数は、仕様・部数・納期・加工内容に応じて個別にお見積もりします。
間に合わせるために注意したいこと
一つ目は、議案の確定を待たずに相談を始めることです。印刷会社が予定を組むために最初に知りたいのは、総会日、配布方法、部数とページ数の見込み、希望納品日です。これらは議案の内容が固まる前でも伝えられます。確定していない項目は「未定」と明記して相談すれば、仕様の候補や必要な日数の目安を受け取ったうえで、社内の予定を組めます。
二つ目は、「納期」と「手元に届く日」を区別することです。印刷会社によっては、納期を印刷物が出来上がる日や発送する日の意味で使っており、宅配便の配達日数が含まれないことがあります。見積時に、納期がどの日を指すのかを確認します。会場へ直接納品する場合は、会場ごとに荷物の受け取り条件が異なるため、事前に確認しておきます。会場の受け取り条件についてはセミナー資料印刷を都内で特急手配でも触れています。
三つ目は、総会の時期が重なりやすいことです。決算期が同じ団体は総会の時期も近くなり、印刷会社の予定も埋まりやすくなります。希望納品日が決まったら、仕様が未定でも早めに相談して予定を押さえておくと、後から条件を詰める余裕ができます。
相談前に整理しておく項目
相談の時点で、次の項目を分かる範囲で整理しておくと、見積と日数の回答が早くなります。記入例はいずれも説明のための仮の条件です。決まっていない項目は「未定」と書いてかまいません。
| 項目 | 記入例（仮の条件）と書き方 |
|---|---|
| 総会日と配布方法 | 例：6月20日開催。議案書は事前送付し、当日は予備を会場で配布 |
| 希望納品日 | 例：6月3日まで。発送作業にかける日数を差し引いた日付を書く |
| 納品先 | 例：事務局へ120部、会場へ30部に分けて納品したい。会場名、搬入日時、受け取る担当者が分かれば添える |
| 部数 | 例：出席見込みの人数分と予備。幅がある場合は「120〜150部で検討中」のように書き、確定する時期も添える |
| ページ数 | 例：A4で、表紙を含めて40ページ前後の見込み。表紙を含む数え方かどうかを書く |
| 製本・色数・用紙 | 例：製本は未定。保管する資料なので背表紙があるとよい。本文はモノクロ、表紙のみカラーを検討 |
| データ | 例：Wordで作成中。入稿はPDFの予定。完成予定日も書く |
| 校正刷り | 例：必要。確認する担当者と、確認にかけられる日数を書く |
整理できた項目から相談を始められます。未定の項目は未定のまま、希望納品日と見込みの部数・ページ数を添えてお知らせください。
総会資料の印刷スケジュールを相談する
千代田区・飯田橋で総会資料の印刷を相談する場合
遠藤印刷は東京都千代田区飯田橋にあり、東西線飯田橋駅から徒歩3分、半蔵門線九段下駅から徒歩5分、JR飯田橋駅東口から徒歩6分、三田線・新宿線神保町駅から徒歩12分の場所です。1階が相談窓口になっており、仕様が決まっていない段階でも来店して相談できます。店頭には紙の見本も用意しています。
納品は宅配便のほか、店舗での受け取り、会場への直接納品、複数の住所への分割納品にも対応しています。会場へ直接納品する場合は、会場名、搬入日時、受け取る担当者の情報をお知らせください。入稿データはPDFのほか、Word、Excel、PowerPointなどにも対応していますが、WordやExcelのデータはレイアウト崩れが起きやすいため、PDFにしてからの入稿をおすすめします。製本は無線綴じ、中綴じ、平綴じ、上製本に対応しています。対応内容の一覧はサービス一覧をご覧ください。
まとめ・よくある質問
総会資料の印刷は、総会日ではなく、発送日や当日配布の前日までの受け取り日を起点に逆算し、封入・配達・校正の日数を予定に含めます。製本方式、ページ数と部数、校正刷りの有無、データの状態、納品方法で日数は変わるため、議案が確定する前でも、見込みの条件で相談を始めておくと余裕を持って進められます。
「いつまでに頼めばよいか」は、配布する日と条件が分かれば、印刷会社と一緒に決められます。
よくある質問
Q1. 議案がまだ確定していなくても、印刷の相談はできますか？
できます。総会日、配布方法、部数とページ数の見込み、希望納品日を伝え、確定していない項目は「未定」と書いてください。
見込みの条件で日数の目安と仕様の候補を受け取っておくと、議案の確定後に入稿から納品までを進める準備ができます。
Q2. 総会の何日前までに印刷を依頼すればよいですか？
一律の答えはありません。資料を配布する日（事前送付なら発送日）から、封入・配達・校正・印刷・製本の日数をさかのぼって決めます。
必要な日数は製本方式、ページ数、部数、校正刷りの有無で変わるため、見積の段階で印刷会社に確認してください。希望納品日が決まったら、仕様が未定でも早めに相談しておくと予定を押さえやすくなります。
Q3. 事前送付する分と当日配布する分がある場合は、どう依頼すればよいですか？
納品希望日は、早い方の予定（通常は発送分）に合わせます。事務局と会場など納品先が分かれる場合は、部数の内訳と納品先ごとの希望日時を伝えてください。
会場へ直接納品する場合は、会場名、搬入日時、受け取る担当者の情報も必要です。
総会資料の印刷・製本について、希望納品日、部数、ページ数、納品先、データの準備状況を、分かる範囲でお知らせください。仕様が未定の項目は「未定」のままで相談できます。
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